Cas d'étude : Process Lean
POC : Définir un outil d’industrialisation des processus LEAN d’un bureau d’étude fibre avec ses partenaires et sous-traitants.
Problématique
La mise en place d’un outil encadrant les pratiques d’une organisation peut-il devenir un atout permettant d’optimiser sa productivité ?
Contexte
La gestion de la sous-traitance, surtout lorsqu’elle fait partie du process d’une organisation, doit être maîtrisée et rigoureuse. Bien que des méthodologies existent pour cadrer ces procédés, les solutions numériques présentes sur le marché ne répondent que partiellement au besoin réel. Leur manque de customisation contraint leurs utilisateurs à « greffer » des solutions annexes, souvent sommaires sous forme de tableaux Excel à grand renfort de macro. En effet, le propre des méthodologies Agiles étant leur part d’appropriation, chaque organisation qui les met en place finit par créer sa propre version de la méthodologie, adaptant les supports à leurs besoins.
Cependant le suivi des tâches peut s’avérer difficile, brouillon, chronophage et répétitif.
Outre cet aspect, un enjeu autour de la donnée même est mis en évidence. Les utilisateurs remplissent des tableaux pour reprendre les informations présentes dans le tableau kanban. Chaque utilisateur dresse également un suivi de ses propres activités qui est ensuite repris par le manager. Ce coût de saisie pure, n’apporte pas de véritable valeur ajoutée si ce n’est que la possibilité de générer des statistiques.
L’apport d’un outil encadrant le process du début à la fin serait donc un atout majeur pour la productivité des acteurs qui l’utilisent. De plus les données de suivi, générées automatiquement, serait plus rigoureuses et harmonisées. Les utilisateurs n’auraient plus à remplir de multiples tableaux et tous les éléments seraient intégrés directement dans la plateforme.
Besoins clairs
L’organisation exprime un triple besoin :
- Suivre l’avancement des projets confiés à la sous-traitance
- Faciliter la communication et constituer un historique sur les projets
- Stocker, contrôler et sécuriser ses données en adoptant une hiérarchie claire
Le tout inclus dans une seule plateforme, où chaque utilisateur possède ses propres droits d’accès et où le suivi des dossiers est analysé puis reporté. De plus, la solution se doit d’être ergonomique sans être trop différente des outils déjà utilisés par les équipes, comme par exemple, la visualisation de projet kanban.
Méthodes utilisées
2 releases de 3 mois pour les deux plateformes durant lesquelles :
- Diagnostic mixte (socio-économique et UX) alliant phases d’entretiens et effet miroir
- Design Sprints
- Méthodologie SCRUM tout au long du projet
- Beta tests de l’application avec des utilisateurs clés
Fonctionnalités principales
Tchat interne
Visualisation et manipulation d’un tableau Kanban
GED
Reporting et Statistiques
Hiérarchisation dynamique
Gestion complexe de rôles utilisateurs
Aperçu
Bilan
Pour conclure, la création de cette nouvelle plateforme était un vrai challenge puisqu’elle s’inscrit dans une transformation profonde des processus de travail. Bien que les gains de productivité et l’élimination des tâches redondantes étaient clairement identifiés, un changement dans une équipe qui a des routines, depuis plusieurs années parfois, peut être complexe à mettre en place. Cependant, l’outil répondait parfaitement à la demande grâce à un accompagnement complet, des formations de proximité et la création de supports utilisateurs !