Cas d'étude : Process Lean

POC : Définir un outil d’industrialisation des processus LEAN d’un bureau d’étude fibre avec ses partenaires et sous-traitants.

VueJSPythonIntranetAutomatisation des processContrôle de la qualitéGEDBack office d'administration

Problématique

La mise en place d’un outil encadrant les pratiques d’une organisation peut-il devenir un atout permettant d’optimiser sa productivité ?

Contexte

La gestion de la sous-traitance, surtout lorsqu’elle fait partie du process d’une organisation, doit être maîtrisée et rigoureuse. Bien que des méthodologies existent pour cadrer ces procédés, les solutions numériques présentes sur le marché ne répondent que partiellement au besoin réel. Leur manque de customisation contraint leurs utilisateurs à « greffer » des solutions annexes, souvent sommaires sous forme de tableaux Excel à grand renfort de macro. En effet, le propre des méthodologies Agiles étant leur part d’appropriation, chaque organisation qui les met en place finit par créer sa propre version de la méthodologie, adaptant les supports à leurs besoins.

Cependant le suivi des tâches peut s’avérer difficile, brouillon, chronophage et répétitif.

Outre cet aspect, un enjeu autour de la donnée même est mis en évidence. Les utilisateurs remplissent des tableaux pour reprendre les informations présentes dans le tableau kanban. Chaque utilisateur dresse également un suivi de ses propres activités qui est ensuite repris par le manager. Ce coût de saisie pure, n’apporte pas de véritable valeur ajoutée si ce n’est que la possibilité de générer des statistiques.

L’apport d’un outil encadrant le process du début à la fin serait donc un atout majeur pour la productivité des acteurs qui l’utilisent. De plus les données de suivi, générées automatiquement, serait plus rigoureuses et harmonisées. Les utilisateurs n’auraient plus à remplir de multiples tableaux et tous les éléments seraient intégrés directement dans la plateforme.

Besoins clairs

L’organisation exprime un triple besoin :

  • Suivre l’avancement des projets confiés à la sous-traitance
  • Faciliter la communication et constituer un historique sur les projets
  • Stocker, contrôler et sécuriser ses données en adoptant une hiérarchie claire

Le tout inclus dans une seule plateforme, où chaque utilisateur possède ses propres droits d’accès et où le suivi des dossiers est analysé puis reporté. De plus, la solution se doit d’être ergonomique sans être trop différente des outils déjà utilisés par les équipes, comme par exemple, la visualisation de projet kanban.

Méthodes utilisées

2 releases de 3 mois pour les deux plateformes durant lesquelles :

  • Diagnostic mixte (socio-économique et UX) alliant phases d’entretiens et effet miroir
  • Design Sprints
  • Méthodologie SCRUM tout au long du projet
  • Beta tests de l’application avec des utilisateurs clés

Fonctionnalités principales

Tchat interne

Visualisation et manipulation d’un tableau Kanban

GED

Reporting et Statistiques

Hiérarchisation dynamique

Gestion complexe de rôles utilisateurs

Aperçu

Bilan

Pour conclure, la création de cette nouvelle plateforme était un vrai challenge puisqu’elle s’inscrit dans une transformation profonde des process de travail de notre client. Bien que les gains de productivité et l’élimination des tâches redondantes étaient clairement identifiés, un changement dans une équipe qui a des routines, depuis plusieurs années parfois, peut être complexe à mettre en place. Cependant, l’outil est désormais en production et grâce à un accompagnement complet, des formations et la création de supports utilisateurs, tout s’est bien passé !